Koľko práce
robíte zbytočne?

Keď ide o celý firemný archív, o výsledku rozhoduje to, čo ste pripravili ešte pred útokom.

Advokátska kancelária približne desať rokov pracovala výhradne s dokumentmi na sieťovom úložisku. To obsahovalo dáta z 25 rokov jej činnosti. Neudržiavané správcovské rozhranie úložiska bolo dostupné z internetu a útočník cez jeho zraniteľnosť zašifroval všetky uložené dáta. Za ich odomknutie požadoval približne 10 000 eur.

V tej chvíli sa ukázala hodnota už skôr zavedeného zálohovacieho modelu: dáta sa každý večer synchronizovali na druhé úložisko. Práve dostupná kópia sa stala základom obnovy.

Identifikovali sme problém, pôvodné zariadenie odstavili a nasadili nové úložisko QNAP. Zo zálohy sa podarilo obnoviť všetky dáta.

Výsledok pre zákazníka: obnovený firemný archív a náhrada napadnutého úložiska. Riešenie obnovy stálo na vlastnej zálohe, nie na prísľube útočníka.

Čo to znamená pre vás: záloha má skutočnú hodnotu vtedy, keď z nej dokážete dostať svoje dáta späť. Aj po útoku na hlavné úložisko.

Údaje v stroji boli. Chýbal spôsob, ako ich premeniť na prehľad pre riadenie firmy.

Drevospracujúca firma získavala údaje z výroby cez program s licenciou pre jediný počítač. Ponúkal iba obmedzený výstup a ďalšia práca znamenala opakované exportovanie a spracovanie excelových tabuliek. Údaje navyše neboli lokalizované do slovenčiny.

Analýza databázy stroja ukázala, že zaznamenáva podstatne viac informácií, než firma dovtedy využívala. Sprístupnili sme ich cez intranetový web vytvorený podľa potrieb zákazníka.

Na jednom mieste tak pribudol prehľad o výkonnosti operátorov, chybovosti, prestojoch a servisných prestávkach. Systém sme rozšírili aj o spracovanie dodávateľských zásielok, ktoré sa predtým evidovali na papieri a v Exceli.

Výsledok pre zákazníka: menej ručnej prípravy tabuliek a analýz, viac dostupných informácií o výrobe, vstupoch a výstupoch. Vedenie môže sledovať súvislosti, ktoré boli predtým roztrúsené medzi strojom, papiermi a súbormi.

Ďalší rozvoj: pripravuje sa prepojenie objednávok s výrobou, aby bolo možné sledovať aj to, pre ktorú zákazku stroj v konkrétnom čase pracoval. Táto časť ešte nie je dokončená.

Čo to znamená pre vás: váš stroj už možno zbiera odpovede na otázky, ktoré dnes prácne riešite ručne. Pomôžeme ich dostať k ľuďom, ktorí ich potrebujú.

Klient odošle doklady. Účtovník dostane upozornenie. Dokumenty sú na svojom mieste.

Pri desiatkach klientov účtovnej kancelárie znamenalo odovzdávanie dokladov opakujúcu sa rutinu: osobná návšteva, prevzatie papierov, skenovanie a až potom spracovanie v účtovnom programe. Čas tomu venovali obe strany.

Zaviedli sme vzdialené odovzdávanie dokumentov. Každý klient má vlastné konto na úložisku kancelárie, kam môže nahrať naskenované prijaté aj vystavené faktúry. Účtovník dostane upozornenie na nové doklady a prevezme ich na spracovanie.

Rovnaký priestor slúži aj opačným smerom: klient v ňom nájde svoje uzávierky, daňové priznania a ďalšie výstupy. Môže si ich prezrieť alebo stiahnuť bez ďalšej návštevy kancelárie.

Výsledok pre zákazníka: pri takto odovzdaných dokladoch odpadá osobné preberanie a skenovanie na strane účtovníka. Klient nemusí cestovať len kvôli odovzdaniu dokumentov a svoje účtovné výstupy má dostupné na diaľku.

Čo to znamená pre vás: menej prerušovania práce kvôli odovzdávaniu papierov a jednoduchšia spolupráca, ktorú ocení kancelária aj jej klienti.

Prvý krok automatizácie účtovníctva: dostať údaje z dokumentov do spracovateľnej podoby.

Ručné zadávanie údajov z prijatých faktúr je práca, ktorá sa opakuje s každým ďalším dokladom. Pri väčšom objeme zaberá priestor, ktorý by účtovníci mohli venovať kontrole a odbornej práci.

Pre účtovnú firmu vznikol intranetový portál, ktorý pomocou strojového učenia hromadne vyťažuje údaje z desiatok dokumentov. Namiesto postupného prepisovania dokladov tak systém pripravuje údaje na ďalšie spracovanie.

Súčasný prínos: hromadné vyťažovanie údajov ako základ pre obmedzenie ručného prepisovania.

Na čom sa pracuje: automatické zaúčtovanie s následnou kontrolou človekom. Cieľom je presunúť ťažisko práce od zadávania údajov k overovaniu ich správnosti. Táto fáza sa ešte vyvíja; nejde o hotové autonómne účtovníctvo.

Čo to znamená pre vás: automatizácia nemusí začať výmenou celého účtovného systému. Môže začať činnosťou, ktorú opakujete pri každom doklade.

Excel zostal. Ručné skladanie e-mailov ku každej faktúre odpadlo.

Firma poskytujúca upratovacie a deratizačné služby vystavuje približne 600 faktúr mesačne. Pracuje v Exceli a tento spôsob jej vyhovuje. Problémom boli nadväzujúce úkony.

Pri odosielaní každej faktúry bolo potrebné otvoriť e-mailového klienta, napísať správu a pripojiť PDF prílohu. Stále rovnaký postup, opakovaný stovky ráz.

Riešenie sme prispôsobili existujúcej práci. Z údajov v Exceli vzniká moderná PDF faktúra a odosielanie vybaví program na pozadí. Používateľ spustí odoslanie bez ručného skladania správy a prikladania faktúry. Súčasťou riešenia je aj hromadné odosielanie zákazníkom.

Výsledok pre zákazníka: zachovaný známy pracovný nástroj a odstránené opakované úkony pri odosielaní faktúr. Pri približne 600 dokladoch mesačne nejde o ojedinelé pohodlie, ale o zmenu pravidelnej prevádzky.

Čo to znamená pre vás: nemusíte sa vzdať nástroja, ktorý vám vyhovuje. Niekedy stačí odstrániť ručnú prácu okolo neho.